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Haushalts- und Kassenwesen

Datenschutz-Informationspflicht gem. Art.13 u. 14  Datenschutz-Grundverordnung
Finanzwesen, Controlling, Bau, Liegenschaften

Haushalts- und Kassenwesen

 

1.    Verantwortliche
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Stadt Friedland, vertreten durch den Bürgermeister,

Lindenstr. 13

15848 Friedland,

Tel: 033676 6090

e-mail

Internet www.friedland-nl.de

Umsatzsteuer-ID: DE 318134773

 

1.1.    Verantwortliche Stelle
Die personenbezogenen Daten werden durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Stadt Friedland verarbeitet:
Finanzwesen, Controlling, Bau, Liegenschaften
Lindenstr. 13

15848 Friedland
Tel: 033676 60922


Frau Lehmann
e-mail:
Tel. 033676 60925


Herr Maier
e-mail:  

 

2.    Datenschutzbeauftragter
Innere Verwaltung
Frau Sradnick
Lindenstr. 13
15848 Friedland


Tel: 033676 60918

e-mail:

 

3.    Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zum Zwecke der Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens und zur Umsetzung der Anforderungen nach der Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung (KomHKV) verarbeitet. Voranzustellen ist, dass die Verarbeitungstätigkeit i. Z. mit dem Haushalts- und Kassenwesen i. W. nachgelagerter Verarbeitungsprozess vorausgehender Verarbeitungstätigkeiten anderer Bereiche ist, für welche die Verantwortliche Aufgabenträger ist – es bildet jedoch eine losgelöste Aufgabe und damit einen eigenständigen Zweck i. S. der DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitungstätigkeiten ergibt sich aus Art. 6 (1) lit. C DSGVO i. V. m. § 5 (1) BbgDSG und den nachfolgend benannten Rechtsvorschriften

 

4.    Haushaltswirtschaft

  • Bewirtschaftung und Überwachung von Erträgen, Forderungen sowie Aufwendungen und Auszahlungen (§3 27, 28 KomHKV)
  • Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen (§ 31 KomHKV i. V. m. Fünfter Teil der Abgabenordnung)


5.    Buchführung

  • Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten (Debitoren- u. Kreditorenbuchhaltung), sonstiger Geschäftsfälle, Kostenleistungsrechnung (§§ 33, 34 KomHKV)
  • Inventar/Inventur (§35 KomHKV)
  • Belegverwaltung (§§34, 37 KomHKV)


6.    Stadtkasse einschl. Vollstreckung

  • Durchführung Zahlungsverkehr: Annahme von Einzahlungen und Leistung der Auszahlungen, Verwaltung der Finanzmittel sowie Belegbearbeitung und Zahlungsdokumentation (§ 38 (1) S. 1 KomHKV)
  • Mahnung und Beitreibung von Forderungen einschl. Vollstreckung (§ 38 (1) S. 2 KomHKV i. V. m. §§ 17 (2) und 21 Verwaltungsvollstreckungsgesetz Brandenburg (VwVGBbg), die Vollstreckungsbehörde darf demnach auch ihr bekannte Daten bei der Vollstreckung anderer öffentlich-rechtlicher Geldleistungen verwenden
  • Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Nebenforderungen (§ 38 (4) KomHKV)
  • Verwahrung von Wertgegenständen (§ 39 (1) KomHKV)

 

7.    SEPA-Lastschriftmandate
Die Abgabe von SEPA-Lastschriftmandaten erfolgt freiwillig. Die damit verbundene Verarbeitungstätigkeit der erforderlichen personenbezogenen Daten beruht auf der Einwilligung der betroffenen Person/en. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 6 (1) lit. A DSGVO.
Erfolgt durch die Verantwortliche eine Verarbeitung von Daten zu einem anderen Zweck als dem ursprünglich angegebenen Zweck, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert.

 

8.    Datenerhebung bei Dritten
Grundsätzlich hat die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person zu erheben. Davon abweichend ist die Verantwortliche befugt, personenbezogene Daten bei Dritten zu erheben (Information gem. Art. 14 DSGVO);

  • Bei Bank- und Kreditinstituten und sonstigen sachdienlichen Stellen oder Personen zur Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (§ 32 (2) KomHKV)
  • Auskünfte von Dritten zur Feststellung eines für die Vollstreckung erheblichen Sachverhaltes, wenn die Sachverhaltsaufklärung durch den Vollstreckungsschuldner nicht zum Ziel führt oder keinen Erfolg verspricht (§ 21 (2) VwVGBbg)

 

Erhebt die Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.

 

9.    Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten ergeben sich aus den Regeln des Zahlungsverkehrs sowie den Haushaltwirtschaftsgrundsätzen, besonders den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (§ 32 (2) KomHKV) und der Belegpflicht (§ 34 (4) KomHKV). Eine Nichtbereitstellung der Daten führt dazu, dass Zahlungen nicht verbucht werden können.
In Zweckerfüllung der Vollstreckungsbehörde ergibt sich die Pflicht zur Bereitstellung von sachdienlichen Hinweisen aus § 21 (2) VwVGBbg und kann bei Nichterfüllung u. U. mit Zwangsmitteln durchgesetzt werden.

 

10.    Datenübermittlung
Die Verantwortliche übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit der Einwilligung der betroffenen Person.
Personenbezogene Daten, die zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, werden an die Kreditinstitute übermittelt, um die Auszahlungen den Zahlungsempfänger/innen zuordnen zu können. 
Innerhalb der Organisation der Verantwortlichen erfolgt ein Austausch personenbezogener Daten, um die Zahlungsvorgänge in den erforderlichen Fällen zuordnen zu können.

 

11.    Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)
Im Zusammenhang mit den unter Nr. 3 – 7 genannten Zwecken erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling). Insbesondere werden die Daten der Zahlungsabwicklung nicht zu Zwecken des Ratings oder sonstigen personenbezogenen Bonitätsprüfungen genutzt.

 

12.    Speicherfristen
Die Verantwortliche wird personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies für die Erreichung der unter Nr. 3 – 7 genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben.
Sofern keine anderweitigen, einzelfallbezogenen oder fachrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten, speichert die Verantwortliche die Daten gem. § 37 (2) S. KomHKV 10 Jahre ab dem 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres (Art. 5 (1) lit. e i. V. m. Art. 17 (3) lit. b, e DSGVO). Speichert die Verantwortliche personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungsfristen, erfolgt für diese eine Einschränkung der Verarbeitung – sogenannte „Sperrung“.

 

13. Betroffenenrechte
Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die zweckmäßigerweise bei der unter Pkt. 1.1 oder bei der unter Pkt. 2 benannten Stelle geltend zu machen sind.

 

13.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung
Jede betroffene Person hat

  • neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch die Verantwortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten z. B. über deren Inhalt sowie individuelle Angaben zu den Punkten 3 bis 13 dieser allgemeinen Information
  • nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen
  • den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern
  • unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern

 

13.2 Widerspruch
Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) Buchst. e DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.


13.3 Datenübertragbarkeit
Erfolgt die Verarbeitung mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person, so kann die Person die Bereitstellung ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bei der Stelle unter Pkt. 1.1 verlangen.


13.4 Widerrufsrecht
Eine betroffene Person kann der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert. Die bis zu diesem Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte Verarbeitungstätigkeiten einschl. daraus resultierender gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.


13.5 Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechtes bei nachfolgender Behörde zu beschweren
Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Tel: 033203 3560
Fax: 033203 35649
e-mail
Internet www. lda.brandenburg.de


13.    Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes
Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber, sofern keine rechtlichen Hinderungsgründe bestehen.